PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
(WHISTLEBLOWING)
di Brotini S.p.A.
Indice
Brotini S.p.A. presta la massima attenzione affinché la propria attività venga svolta nel pieno rispetto della normativa vigente, oltre che dei principi etici e di comportamento improntati alla correttezza, integrità e legalità delle condotte, declinati anche nel Codice Etico e nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.lgs. 231/2001.
In linea con quanto sopra, Brotini S.p.A. ha sempre incoraggiato il personale e i soggetti terzi che avessero notizia di un illecito o di un atto non etico rilevante per Brotini S.p.A. a darne comunicazione, senza temere discriminazioni o ritorsioni.
Ciò premesso, la presente procedura è adottata da Brotini S.p.A. in ottemperanza a quanto stabilito dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 in vigore dal 30 marzo 2023 che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea (c.d. direttiva whistleblowing) di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.
La presente procedura ha la finalità di disciplinare le modalità di segnalazione degli illeciti o irregolarità
in ambito aziendale con l’obiettivo di tutelare il soggetto che effettua le segnalazioni.
Scopo della presente Procedura è:
La presente procedura si applica esclusivamente alla Società Brotini S.p.A.
La presente procedura si applica alle segnalazioni inerenti al campo applicativo previsto dalla norma.
Brotini S.p.A. rientra nella casistica prevista dal D.lgs. 24/2023 per gli enti privati che nell’anno precedente hanno registrato una media superiore ai 50 lavoratori dipendenti e che hanno adottato un Modello Organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/2001; per tale casistica le violazioni oggetto di segnalazione debbano riguardare:
Qualora l’oggetto della segnalazione non dovesse rientrare nelle casistiche sopra indicate, la struttura
individuata per la gestione delle segnalazioni di cui si dirà in seguito dovrà gestire l’istruttoria con diversa
modalità, eventualmente coinvolgendo le figure interne che reputa più adeguate.
Dal lato soggettivo, la presente procedura si applica a:
Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.
La disciplina si applica anche nel caso di segnalazioni che intervengano nell’ambito di un rapporto di lavoro poi terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante la selezione o in altre fasi precontrattuali.
Considerate le finalità della presente procedura, la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutti i soggetti coinvolti viene garantita sin dalla ricezione della segnalazione ed in ogni successiva fase della relativa gestione.
Per maggiori dettagli sul tema della tutela della riservatezza si rinvia all’Allegato 2.
Sono escluse dall’ambito di applicazione della presente procedura:
(UE) 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
Ai fini della redazione del presente documento, sono state considerate:
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A.N.A.C. |
L’Autorità Nazionale Anticorruzione è l'autorità amministrativa italiana con compiti di tutela dell’integrità della pubblica amministrazione, contrasto dell'illegalità, lotta alla corruzione, attuazione della trasparenza e di controllo sui contratti pubblici. È il canale esterno per le segnalazioni. Ed è il soggetto che vigila sul corretto rispetto della normativa D.lgs. 24/23 (Whistleblowing). |
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Contesto lavorativo |
Contesto lavorativo Attività lavorative o professionali, presenti o passate attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. |
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Canale di Segnalazione interno o Piattaforma |
Canale di segnalazione interno adottato da Brotini S.p.A. (come meglio specificato al paragrafo 5.2.) per trasmettere le informazioni sulle violazioni, idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. |
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Gestore delle segnalazioni |
Persona o ufficio interno autonomo dedicato alla gestione delle segnalazioni, o soggetto esterno anch’esso autonomo. |
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Segnalante (Whistleblower) |
Persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo. |
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Segnalazione |
Comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni. |
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Segnalazioni Anonime |
Segnalazioni prive di elementi che consentano l’identificazione dell’identità del segnalante. |
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Segnalazione Ordinaria |
Segnalazione gestita al di fuori delle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 |
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Segnalazioni in malafede |
Qualsiasi segnalazione fatta allo scopo di arrecare un danno ad altri. |
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Canale esterno presso ANAC |
Coloro che intendono effettuare una segnalazione potranno ricorrere, in alternativa al canale interno istituito dalla Società, al canale esterno gestito da ANAC, qualora siano integrate le seguenti condizioni: · Quando il canale interno pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati; · quando la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati; · quando la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna: a) alla stessa non sarebbe dato efficace seguito; b) questa potrebbe comportare il rischio di una ritorsione; · quando la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. |
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Facilitatore |
Persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno dello stesso contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata. |
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Divulgazione pubblica |
Ulteriore modalità di segnalazione introdotta con il D.Lgs. 24/2023, tramite cui le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (social network, web, televisione, radio, etc.). |
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Funzioni Competenti |
Funzioni aziendali a vario titolo coinvolte nella gestione della segnalazione in ragione delle proprie competenze tecniche |
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Informazioni sulle violazioni |
Tutte le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria intrattiene un rapporto giuridico ed anche gli elementi informativi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni |
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Modello 231 |
Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato ai sensi del D. Lgs. 231/2001 di AIIA |
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Organismo di Vigilanza (“ODV”) |
Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D. Lgs. 231/2001 di Brotini S.p.A. |
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Persona coinvolta o Segnalato |
Persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata |
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Riscontro |
Comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione comprendendo le misure previste o adottate o da adottare e dei motivi della scelta effettuata |
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Ritorsione |
qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e strettamente legato alla stessa, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto |
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Segnalazione interna |
Comunicazione delle “segnalazioni” attraverso i predisposti canali interni di segnalazione di cui al paragrafo 5.1. |
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Soggetti collegati |
Soggetti per i quali sono applicabili le stesse tutele che il Decreto Whistleblowing prevede per il Segnalante e che sono: (i) i Facilitatori; (ii) persone del medesimo contesto lavorativo della persona Segnalante e che sono legate alla stessa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado; (iii) colleghi di lavoro della persona Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con il Segnalante un rapporto abituale e corrente; (iv) enti di proprietà della persona Segnalante o per i quali la stessa lavora o enti che operano nel medesimo contesto lavorativo. |
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Violazioni |
Ai fini della presente procedura, per violazioni si intendono: · Illeciti civili, penali, contabili, amministrativi; · Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel D.lgs 231/2001, per le quali fare riferimento esclusivamente al canale interno predisposto dalla Società; · Illeciti commessi in violazione della normativa dell'UE ed atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'UE e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi) |
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GDPR |
Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) |
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Codice privacy |
D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice in materia di protezione dei dati personali") che prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali novellato dal D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 |
Possono procedere alla segnalazione:
Sono, altresì, compresi nella categoria in oggetto (Segnalante) tutti quei soggetti che, a qualsiasi titolo, vengono a conoscenza di illeciti nell’ambito del contesto lavorativo della Società ovvero:
Rientrano tra le condotte per le quali è possibile effettuare la segnalazione:
Non può essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le:
Al fine di consentire al Gestore della Segnalazione di effettuare le dovute verifiche, il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili, quali:
Brotini S.p.A. ha previsto canali di segnalazione interna che il segnalante deve utilizzare per la trasmissione delle informazioni sulle Violazioni. L’utilizzo di tali canali permette una più efficace prevenzione e accertamento delle violazioni. Tale scelta risponde al principio di favorire una cultura della buona comunicazione e della responsabilità sociale d’impresa nonché di miglioramento della propria organizzazione.
Le Segnalazioni, unitamente agli eventuali documenti a supporto, devono essere inviate dal segnalante nelle seguenti modalità:
Le dichiarazioni rilasciate dal segnalante nel corso dell’incontro saranno verbalizzate a cura del Gestore della Segnalazione ( o del personale di supporto a tale scopo identificato e istruito), il verbale sarà sottoscritto dal segnalante, previo consenso di quest’ultimo.
Ogni canale di segnalazione interna garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Facilitatore (ove presente), delle Persone Coinvolte e comunque menzionate nella Segnalazione nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione inoltrata.
Brotini S.p.A. si impegna a tutelare la riservatezza del segnalante anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse da quelle istituite in conformità al D.Lgs. 24/2023 o perviene a soggetti diversi dal Gestore della Segnalazione.
Brotini S.p.A. ha adottato una piattaforma per le segnalazioni whistleblowing denominata “Whistlelink”, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, fornita da un fornitore di servizi specializzato.
La piattaforma è in grado di garantire che, durante tutto il processo di segnalazione, le informazioni acquisite rispettino i principi di protezione dei dati personali e riservatezza, tramite l’adozione di tecniche di cifratura e l’attuazione di misure di sicurezza tecnico-organizzative definite, che sono state preventivamente valutate ed implementate anche alla luce della valutazione d’impatto ex art. 35 del GDPR.
Il Canale di segnalazione Interna Whistleblowing adottato dalla Società consente alla persona segnalante di effettuare segnalazioni in forma scritta e orale riservata, seguendo la procedura qui di seguito riportata:
E’ in ogni caso consigliato di accedere periodicamente alla propria segnalazione per verificare la presenza di eventuali richieste di chiarimenti da parte del gestore della segnalazione. Per maggior riservatezza, è vietato utilizzare un indirizzo email aziendale.
E’ raccomandato, in linea generale, di indicare chiaramente che si tratta di una segnalazione per la quale si intende mantenere riservata la propria identità ai sensi del D.Lgs. 24/2023, fermo restando che, la Società prende in considerazione anche Segnalazioni Anonime[2], ove queste si presentino adeguatamente circostanziate, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).
Qualora la segnalazione sia effettuata in forma anonima, ovvero il Segnalante non ha lasciato il nominativo, i segnalanti devono essere consci del fatto che:
La Società ha individuato quale gestore l’Organismo di Vigilanza Monocratico ex D.Lgs. 231/01 in carica e agisce in via esclusiva per quanto concerne l’acquisizione della segnalazione e l’accesso alla piattaforma.
Al ricevimento della Segnalazione, il gestore della segnalazione:
Il Gestore della segnalazione dichiara inammissibile la segnalazione per:
Nei casi di cui ai numeri 1) e 3), il Gestore della Segnalazione formula richieste di integrazioni e chiarimenti.
Nel caso in cui, all’esito finale della verifica preliminare, la segnalazione sia ritenuta inammissibile o, comunque, manifestamente infondata, il gestore della segnalazione procede all’archiviazione della segnalazione medesima, dandone previa comunicazione motivata al segnalante per iscritto (quale riscontro alla segnalazione).
Nei casi in cui la segnalazione non risulti manifestamente infondata, il gestore della Segnalazione avvia l’istruttoria interna sui fatti e sulle condotte segnalate.
Se la segnalazione è ritenuta dal Gestore della Segnalazione come ammissibile, si avvia l’attività istruttoria nel rispetto dei principi di tempestività, indipendenza, equità e riservatezza. Nel corso delle verifiche, il Gestore della Segnalazione può chiedere in accordo con i referenti individuati, il supporto di Funzioni aziendali e di figure esterne competenti in base all’argomento della segnalazione. Il Gestore della Segnalazione o gli eventuali soggettivi autorizzati, in questa fase potranno: contattare il segnalante in forma riservata, e richiedere eventuali documenti e/o informazioni integrative; interrompere l’istruttoria nel caso in cui venga rilevata l’infondatezza della segnalazione.
Il Gestore della Segnalazione sintetizza le proprie valutazioni sull’esito dell’istruttoria in apposito verbale da trasmettere al CDA.
Nel caso di segnalazione fondata, i soggetti aziendali competenti potranno decidere l’applicazione dei provvedimenti disciplinari previsti dal Sistema Sanzionatorio (anche contemplati dal Modello 231) e/o valutare l’eventuale comunicazione degli eventi alle autorità competenti. Il Gestore della Segnalazione potrà concordare assieme alla funzione aziendale interessata dalla violazione, un eventuale action plan necessario per la rimozione delle debolezze di controllo eventualmente rilevate, garantendo il monitoraggio della sua attuazione.
Nel caso di segnalazione infondata, i soggetti aziendali competenti possono valutare la possibilità di applicare al segnalante in mala fede i provvedimenti disciplinari previsti dal Sistema Disciplinare (contemplato nel Modello 231) nel rispetto del CCNL applicato, inoltre il gestore della Segnalazione potrà concordare con il Collegio Sindacale interessato da particolari Segnalazioni, riguardanti tematiche relative a denunce ex art. 2408 c.c. (denunce da parte di soci) eventuali iniziative da intraprendere prima della chiusura della Segnalazione stessa.
Il Gestore della Segnalazione entro 3 mesi dalla presa in carico della segnalazione dovrà informare il segnalante sullo stato dell’istruttoria.
Il Gestore della Segnalazione che ivi si identifica nella figura dell’ODV con cadenza semestrale nell’ambito del reporting periodico previsto dal Modello 231 fornisce al Consiglio di amministrazione un apposito report riepilogativo delle segnalazioni pervenute e non archiviate, omettendo i dati personali delle persone coinvolte, contenente:
I report sono predisposti garantendo l’anonimato degli interessati e nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui al Decreto Whistleblowing.
Qualora a fronte di una segnalazione emergano gap sul sistema di controllo e gestione dei rischi, sarà compito delle unità aziendali competenti definire le opportune azioni migliorative. Il Gestore della Segnalazione monitora l’avanzamento delle azioni correttive.
Il Gestore della Segnalazione è tenuto a documentare l’intero processo di gestione della segnalazione, mediante supporti informatici e/o cartacei, e a conservare la relativa documentazione al fine di garantire la tracciabilità degli interventi intrapresi. La conservazione dei documenti è conforme alla normativa sul trattamento dei dati personali nonché alle predisposte misure sul diritto di riservatezza e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla chiusura della procedura di segnalazione.
Il Gestore della Segnalazione decorso il termine di cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, resterà in attesa di ricevere indicazioni dalla Società in merito alle modalità di restituzione e/o cancellazione dei dati.
Il Gestore della Segnalazione è tenuto altresì a mantenere aggiornato il registro delle segnalazioni ricevute.
Sono anonime quelle segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante. Le segnalazioni anonime sono equiparate a segnalazioni ordinarie, se circostanziate. Qualora il Gestore delle Segnalazioni riceva segnalazioni anonime attraverso i canali previsti, esse verranno considerate come segnalazioni ordinarie.
Anche nei casi di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni le si applicano le misure di protezione per le ritorsioni.
Nel caso in cui la segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso dal Gestore della Segnalazione individuato e autorizzato dalla Società, tale segnalazione va trasmessa tempestivamente, e comunque entro 7 (sette) giorni di calendario dal suo ricevimento, al Gestore della Segnalazione tramite le forme previste al paragrafo 5.4.1., dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Il soggetto che erroneamente riceve la segnalazione è lo stesso tenuto alla riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone Coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. La mancata comunicazione di una Segnalazione ricevuta nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza costituiscono una violazione della Procedura e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari.
Il trattamento dei dati personali nella gestione del canale di segnalazione interno e delle Segnalazioni ricevute viene effettuato in piena conformità al GDPR e al Codice Privacy.
Il titolare del trattamento dei dati personali relativi alla Procedura Whistleblowing è individuato nella Società Brotini S.p.A. che tratterà i dati personali di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione nel rispetto dei principi fissati dal GDPR, fornendo idonee informazioni ai soggetti interessati ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle liberà dei soggetti interessati.
La Società Brotini S.p.A. infatti, ha definito il proprio modello di ricevimento e gestione delle Segnalazioni interne, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una preventiva valutazione di impatto sulla protezione dei dati, ai sensi dell’art. 35 del GDPR, impostando le attività di trattamento nel rispetto dell’art.25 del GDPR nell’ambito della protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita.
Il rapporto con fornitori esterni che trattano dati personali per conto della Società è disciplinato tramite un accordo sul trattamento dei dati, ai sensi dell’art. 28 del GDPR che definisce la durata, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento, in conformità a quanto previsto dall’art. 28 del GDPR.
Le persone competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni ai sensi della presente procedura devono essere autorizzate a trattare i dati personali relativi alle Segnalazioni ai sensi degli artt. 29 e 32, par.4, del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy.
Ai Segnalanti e alle Persone Coinvolte (definiti “Interessati” ai sensi dell’art.4 del GDPR) devono essere fornite idonee informazioni ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR; a tal proposito, prima di inviare la segnalazione tramite piattaforma, al Segnalante è resa idonea informativa sul trattamento dei dati personali, di cui si prega di prenderne visione (All.1). Per il Segnalato e/o altre persone fisiche coinvolte nella segnalazione, l’informativa ex artt.13 e 14 del GDPR viene resa sempre disponibile tramite pubblicazione sul sito web.
Con riferimento all’esercizio dei diritti e delle libertà dell’interessato, nel caso in cui lo stesso sia la Persona Coinvolta, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non potranno essere esercitati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR) qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante (v. articolo 2-undecies del Codice Privacy e articolo 23 del GDPR) e/o al perseguimento degli obiettivi di conformità alla normativa in materia di segnalazione di condotte illecite.
L'esercizio dei diritti da parte della Persona Coinvolta (incluso il diritto di accesso) potrà essere esperito, pertanto, nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e successivamente ad un’analisi da parte degli organismi preposti, al fine di contemperare l’esigenza di tutela dei diritti degli individui con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia.
Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del Regolamento (UE) 2017/679, ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati, nel caso in cui ritenga che il trattamento violi il citato regolamento.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti, devono essere cancellati immediatamente.
Le segnalazioni e relativa documentazione vengono conservate per un periodo massimo di anni cinque dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR) e dell’art. 2 -quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003,
È opportuno considerare i seguenti obblighi specifici di riservatezza:
A tal fine, in tali casi è data preventiva comunicazione scritta, al Segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.
La riservatezza è garantita anche ai Facilitatori e chi segnala prima dell’inizio o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro, ovvero nel periodo di prova, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo oppure nella fase selettiva o precontrattuale.
E’ fatto divieto assoluto al Gestore delle Segnalazioni, in assenza di presupposti di legge e del consenso del segnalante, la violazione dell’obbligo di riservatezza, tale violazione costituisce grave illecito disciplinare. , può comportare l’irrogazione di sanzioni amministrative pecuniarie da parte di ANAC, nonché l’adozione di provvedimenti disciplinari da parte della Società.
Restano ferme le disposizioni di legge speciale che impongono l’obbligo di comunicare a specifiche Autorità procedenti (es. indagini penali,tributarie o amministrative, ispezioni etc). l’identità del segnalante,della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione,così come il contenuto della segnalazione o la relativa documentazione.
Nell’informativa in merito al trattamento dei dati personali, resa al segnalante all’atto della segnalazione, ovvero dell’incontro diretto, quest’ultimo è informato dell’eventualità per la quale la segnalazione potrebbe essere trasmessa, per i seguiti del caso, ai soggetti competenti secondo quanto previsto dalla legge.
I soggetti indicati nel paragrafo 5.1 e inoltre ai:
Non possono subire alcuna ritorsione.
Restano ferme le ulteriori previsioni di cui all’art. 16 del Decreto, per i casi di segnalazione esterna, denuncia e divulgazione pubblica.
Le tutele di cui alla presente procedura non operano nei confronti del segnalante che effettui segnalazioni in mala fede, o se sono state effettuate con calunnia o diffamazione, infatti, le segnalazioni devono essere veritiere.È tutelato anche il soggetto che riporta fatti inesatti per via di un errore genuino.
A titolo informativo e non esaustivo si considerano “ritorsioni”:
Gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.
Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi ovvero in caso di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati nei confronti dei soli soggetti segnalanti, la norma presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione, pertanto, l’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è del soggetto che ha posto in essere gli atti ritorsivi.
I segnalanti possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengono di avere subito, sia quelle tentate o prospettate. L’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.
Il segnalante potrà rivolgersi a enti del Terzo settore presenti nell’elenco pubblicato sul sito ANAC. Si tratta di enti che esercitano attività di interesse generale per il perseguimento, senza scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale (“promozione della cultura della legalità, della pace tra i popoli, della nonviolenza e della difesa non armata; promozione e tutela dei diritti umani, civili, sociali e politici, nonché dei diritti dei consumatori e degli utenti delle attività di interesse generale, promozione delle pari opportunità e delle iniziative di aiuto reciproco, incluse le banche dei tempi e i gruppi di acquisto solidale”) e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.
Le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
È prevista l’assenza di responsabilità (anche di natura civile o amministrativa) per chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:
se, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione è stata effettuata in coerenza con le condizioni per la protezione.
Inoltre, tra le misure di protezione, si evidenziano:
È soggetto a sanzione pecuniaria da parte di ANAC da 10.000 a 50.000 euro il soggetto che si rende responsabile di una delle seguenti condotte:
Per tutte le condotte sopra elencate sono, inoltre, applicabili le sanzioni disciplinari previste dal Modello 231.
È, inoltre prevista l’irrogazione di una sanzione disciplinare nei confronti del Segnalante quando (fuori da specifici casi previsti dal Decreto Whistleblowing) è accertata in capo allo stesso:
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna tramite il canale istituito e accessibile sul sito dell’ANAC per le seguenti violazioni:
- il canale di segnalazione interna indicato nella Procedura non risulti attivo;
- il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione al canale indicato nella Procedura e la stessa non ha avuto seguito;
- il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna tramite il canale previsto dalla presente Procedura, alla stessa non verrebbe dato seguito ovvero la Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione da segnalare possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico. Per l’utilizzo di tale canale di segnalazione esterna o per il ricorso alla divulgazione pubblica si prega di fare riferimento alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC.
Il segnalante può procedere tramite divulgazione pubblica, con tale modalità le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado raggiungere un numero elevato di persone. Questa modalità può essere utilizzata solo in determinate condizioni, se :
1) ad una segnalazione interna a cui l’amministrazione/ente non abbia dato riscontro nei termini previsti abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli
2) la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli;
3)la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
4) la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.
Le informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sono rese accessibili e disponibili a tutti, rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro esposte presso bacheche fisiche e in un’apposita sezione dedicata del sito web aziendale www._________ e tramite diffusione mail a tutti i lavoratori.
Le informazioni sulla Procedura sono rese disponibili anche in fase di assunzione di un dipendente.
La formazione in materia di whistleblowing e, in merito alle disposizioni di cui alla presente Procedura è inoltre, inserita nei piani di formazione del personale previsti dalla Società in materia di compliance.
La Società formative sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sarà periodicamente organizzata dall’Associazione, in forza dei criteri di obbligatorietà e reiterazione, nonché di quello eventuale della diversificazione. La partecipazione alle attività formative è obbligatoria.
La presente procedura è adottata con delibera del Consiglio di amministrazione. Eventuali revisioni o modifiche della presente Procedura sono proposte dal Gestore della Segnalazione e adottate con delibera del Consiglio.
ALLEGATO 1 - TEMPI DEL PROCESSO DI GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
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Invio al Segnalante dell’avviso di ricevimento della Segnalazione |
· entro 7 giorni dal ricevimento della Segnalazione |
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Riscontro alla Segnalazione |
· entro 3 mesi (prorogabili fino a 6 mesi in caso di giustificate e motivate ragioni) dalla data dell’avviso di ricevimento · in mancanza dell’avviso di ricevimento, entro 3 mesi (prorogabili fino a 6 mesi in caso di giustificate e motivate ragioni) dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione |
ALLEGATO N. 2 Riservatezza e tutela
1.1. Obblighi di riservatezza sull’identità della persona segnalante
Nel rispetto dell’obbligo di riservatezza che la Società garantisce per l’intera durata dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione interna, l’identità della persona segnalante e/o qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rilevate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate ai sensi della normativa vigente in materia di privacy. I dati della persona coinvolta e delle altre persone comunque menzionate nella segnalazione o delle indagini interne sono trattati in conformità al GDPR. Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione interna, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione interna e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa della persona coinvolta, la segnalazione interna sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. È dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati nell’ipotesi di rivelazione dell’identità della persona segnalante sopra richiamata, nonché nell’ambito delle procedure di segnalazione trasmesse mediante i canali di segnalazione e/o mediante il canale di segnalazione esterno, quando la rivelazione dell’identità della persona segnalante e/o altre informazioni siano indispensabili anche ai fini della difesa della persona coinvolta. La Società garantisce adeguata protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante censurando ogni condotta che violi le misure previste a tutela della persona segnalante mediante l’applicazione di quanto previsto in proposito dal Codice Etico e disciplinare adottato dalla Società. In aggiunta a quanto sopra, la Società assicura che anche l’identità delle persone comunque menzionate nella segnalazione sia garantita sino alla conclusione dei relativi procedimenti.
1.2. Divieto di discriminazione nei confronti della persona segnalante
Nei confronti della persona segnalante (e dei soggetti a questa equiparati ai sensi delle precedenti disposizioni) è vietata ogni forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione. Gli atti assunti in violazione di tale divieto sono nulli. Le misure di protezione si applicano quando ricorrono le seguenti condizioni: a. al momento della segnalazione interna o esterna o della divulgazione pubblica la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell’ambito oggettivo della Procedura Whistleblowing; b. sia stata effettuata una segnalazione esterna solo laddove consentito dalla legge; c. la segnalazione sia stata oggetto di divulgazione pubblica a condizione che la persona segnalante: i. abbia previamente effettuato una segnalazione interna mediante i Canali di segnalazione predisposti da Brotini e/o mediante il canale di segnalazione esterno di cui alla presente Procedura Whistleblowing e la persona segnalante non abbia ricevuto alcun riscontro; ii. abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente e/o palese per il pubblico interesse; iii. abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione interna o esterna possa comportare il rischio di ritorsioni e/o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte 2 prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. L’adozione di misure discriminatorie nei confronti della persona segnalante può essere denunciata all’ANAC, per i provvedimenti di propria competenza.
1.3. Riserve e fatti rilevanti sul piano disciplinare
Le misure di protezione non sono invece garantite alla persona segnalante, a cui viene irrogata una sanzione disciplinare, quando è stata accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia (o comunque per i medesimi reati connessi con la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile) ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. Per chiarezza, oltre a quanto indicato nel paragrafo che precede, costituiscono illeciti disciplinari anche le violazioni: (1) della Procedura Whistleblowing nonché la (2) la commissione di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti della persona segnalante contrari alla legge, (3) l’aver ostacolato o tentato di ostacolare la segnalazione in modo contrario alla legge, (4) la violazione degli obblighi di riservatezza, (5) la mancata verifica e analisi delle segnalazioni.
1.4. Tutela della persona coinvolta
La persona coinvolta dovrà essere informata non appena possibile delle contestazioni che le sono mosse, che siano o meno fondate sulla segnalazione interna, nel rispetto dei principi di tutela del contradditorio e difesa applicabili in via generale ai procedimenti disciplinari e/o sanzionatori. La persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti. Le informazioni riguardanti il procedimento avviato nei confronti della persona coinvolta (o di altre persone menzionate nella segnalazione) possono essere ritardate o escluse qualora esista un rischio sostanziale che tale comunicazione comprometta la capacità della Società di indagare efficacemente sulla persona coinvolta e/o di raccogliere le prove necessarie, fino a quando tali rischi cesseranno di esistere, sempre nel rispetto delle vigenti disposizioni normative.
[1] Si faccia riferimento agli Allegati del D.lgs. n. 24/2023
[2] Posto che l’identità del soggetto segnalante resta strettamente confidenziale e riservata, Segnalazioni Anonime sono permesse anche se viene incentivata l’identificazione dei segnalanti al fine di una migliore e più completa raccolta delle informazioni; eventuali segnalazioni anonime sono considerate alla stregua di Segnalazioni Ordinarie.